К нам обратился производитель медтехники с заводами в России и за рубежом.
Сложное медицинское оборудование требует специфической настройки и технического обслуживания, поэтому сотрудники компании регулярно выезжали к местным и зарубежным клиентам. Все документы по командировкам оформляли в SharePoint. Microsoft прекратил обслуживание российских компаний, поэтому производителю срочно требовался переезд на отечественную платформу, без остановки рабочих процессов.
Одновременно с этим существовала проблема с обработкой входящих документов из систем электронного документооборота. Доступ к сервисам имели только два сотрудника бухгалтерии. Им приходилось выгружать всё вручную и часами согласовывать оплату с коллегами.
Рассказываем, как мы помогли ускорить работу с входящими документами и добились 100% верного документального сопровождения командировки.
Кейс по теме → Автоматизировали управление кадрами в госучреждении с 2 тыс. сотрудников
На оформление командировки у сотрудника уходило минимум полтора часа
Заявки на командировку и авансовые отчёты раньше оформляли в SharePoint. В заявке указывали сумму суточных, но так как она отличалась в зависимости от направления, сотрудники часто путались. Заявки переделывали и согласования затягивались.
Для оформления командировки надо было подготовить приказ или маршрутный лист. Специалист отдела кадров вводил данные вручную, сверялся с личным делом сотрудника и служебной запиской.
После командировки уже сам сотрудник готовил документ по всем расходам — авансовый отчёт. Для зарубежных поездок надо было дополнительно пересчитывать каждую трату в рубли по курсу валют на дату покупки. Из-за этого всё затягивалось, а бухгалтеры то и дело напоминали коллегам о документах.
Портал с новостями и полезной информацией для сотрудников, база знаний для техподдержки, единое окно для HR-отдела. Эти и другие функции SharePoint доступны в «Первой Форме». Узнать больше
Теперь сотрудники заходят в «Первую Форму», заполняют заявку на командировку и одним кликом отправляют её на согласование
Суточные в рублях рассчитываются автоматически с учётом места поездки. Для зарубежных командировок используется актуальный курс валют — данные ежедневно загружаются с сайта Центробанка.
После одобрения система автоматически формирует приказ о командировке или маршрутный лист, а также служебную записку, если человек едет на своей машине. Сотрудник распечатывает документы и подписывает их у руководителя.
На следующий день после возвращения из поездки создаётся задача по авансовому отчёту с указанием дедлайна. В неё автоматически подтягиваются данные из заявки на командировку. Сотрудник вносит информацию о фактических расходах и загружает сканы чеков, билетов и остальных документов, после чего задача уходит на согласование в бухгалтерию.
В компании уже давно перешли на ЭДО, но работа с одним документом занимала пару дней
Компания уже вела электронный документооборот через Контур.Диадок и Тензор СБИС. Но доступ к личному кабинету в этих сервисах был только у двух сотрудников бухгалтерии. Ежедневно они разбирали десятки документов от контрагентов: договоры, дополнительные соглашения, акты выполненных работ, счета на оплату.
Вот так выглядел процесс обработки одного документа. И это только в том случае, если всё корректно заполнено. Если бухгалтер находил ошибку, он отклонял входящий документ и оставлял комментарий, что нужно исправить. Либо же контрагент сам связывался и просил аннулировать УПД или акт.
Настроили интеграцию с Контур.Диадок и Тензор СБИС — теперь сотрудники сразу видят документы, поступившие по ЭДО, и отслеживают их статусы
Также в систему загружен справочник всех контрагентов, а для одобрения настроена матрица согласования, где первый уровень — ответственное лицо, второй уровень — бухгалтер с правом подписи.
Вот так теперь выглядит процесс обработки документа. Отклонить или аннулировать документ тоже можно прямо в системе. Бухгалтер нажимает соответствующую кнопку, информация автоматически поступает в Диадок или СБИС.
Результаты по итогу нескольких месяцев использования новой системы
Мы провели опрос среди сотрудников компании. Вот, что изменилось, по их оценке:
- Время обработки входящих документов сократилось с двух дней до нескольких часов.
- Оформление командировок теперь занимает 15 минут вместо полутора часов. Система сама считает суточные с учётом направления и длительности поездки.
- 85% авансовых отчётов теперь поступают вовремя.