Компания «Макси Флора» оказывает услуги по проектированию и выполнению работ в сфере ландшафтного дизайна, благоустройства и озеленения городских и частных объектов. Для компании автоматизированы бизнес-процессы: документооборот, контроль поручений и согласование платежей.
Необходимость автоматизации вызвана большим объёмом бумажной работы. Необходимость внедрения системы автоматизации бизнес-процессов в компании была сопряжена с большим объемом бумажной волокиты, которая негативно сказывалась на своевременности и качестве выполнения поручений.
Одной из первых задач, которые компания предполагала решить с помощью «Первой Формы», стала оптимизация взаимодействия смежных отделов: производственного, сметно-договорного, отдела снабжения и транспорта, коммерческого, сервисного и проектного.
Через 3 недели после установки система была сдана в эксплуатацию. Через 2 месяца в нее были полностью перенесены основные процессы.
Согласование платежей для финансового директора
Ввиду структурных особенностей функции финансового директора компании были закреплены за генеральным директором. За год в компании согласовывалось более 1500 платежей, это 5–10 и более согласований в день.
Ранее все эти процессы происходили по телефону или почте, отсутствовала структурированность, часто возникали трудности из-за отсутствия нужного сотрудника на рабочем месте. После установки «Первой Формы» временные затраты значительно сократились: 90% всех документов проходит через систему, что не только упрощает согласование, но и оптимизирует коммуникацию между отделами.
«Первая Форма» — это система, которая дисциплинирует коллектив, заставляет думать об оптимизации процессов и переходить от ручного управления к автоматическому. Каждый заинтересованный всегда осведомлен обо всех подробностях хода исполнения задач и работ. Максим Воскобойников, генеральный директор компании «Макси Флора»
Контроль поручений для генерального директора
Каждое утро генеральный директор получает отчет о выходе сотрудников и оборудования на объекты, также ежедневно приходит отчет о выполненных задачах, что позволяет контролировать сроки сдачи проектов.
В компании введена мотивация за соблюдение сроков, которая позволила повысить ответственность сотрудников, эффективность и исполнительскую дисциплину.
Руководство также отметило существенный плюс в доступности приложения из любой точки мира — теперь отсутствие руководителя не останавливает текущую деятельность компании, для решения всех вопросов и согласования документов ему требуется планшет и всего 30 минут в день.