Наш клиент — крупная сеть DIY-гипермаркетов с товарами для ремонта, дома и сада.
В конце года отдел закупок федерального ритейлера всегда проводил переговорные кампании с поставщиками, чтобы зафиксировать цены, улучшить условия и избежать проблем с поставками в пиковые сезоны. Каждый менеджер вручную собирал в Excel-таблице данные о поставках и продажах за прошлый год, согласовывал с руководством желаемые объёмы и цены на будущее, а также «вилку», в пределах которой можно договариваться. И такую работу надо было проделать по десятку контрагентов. Из-за этого сотрудники постоянно перерабатывали, а руководители не могли отследить статусы и сроки закупочной кампании.
В этом кейсе рассказываем, как внедрение SRM-системы помогло повысить эффективность переговорных кампаний.
Автоматизировали взаимодействие отдела закупок с поставщиками
В компании уже использовали «Первую Форму» для автоматизации логистики, поэтому для оцифровки работы с поставщиками решили использовать её же.
Кейс по теме → Календарь доставок и документооборот с транспортной компанией
В систему загружена база данных поставщиков. На её основе в конце года автоматически создаётся задача по переговорам с каждым из них.
В задаче отображается вся история взаимодействий за прошедший год и более ранние периоды, собирать эту информацию вручную больше нет необходимости. Менеджеру остаётся только внести желаемые условия на следующий год: объём товара на складе, бонусы, отсрочку платежа и так далее.
В итоге задача превращается в чек-лист с вопросами и аргументами, по которому менеджер сможет вести переговоры с поставщиком.
Кейс по теме → В 2 раза ускорили оценку поставщиков международной косметической компании
После встречи поставщик и менеджер подписывают и загружают в систему протокол переговоров — документ, в котором зафиксирован ход встречи и её предварительные итоги.
Когда соглашение с поставщиком достигнуто, менеджер вводит результаты в соответствующую колонку задачи. Система автоматически сверяет результаты с целями переговоров и запускает один из двух сценариев:
- Если условия хуже запланированных, задача переходит на руководителя отдела закупок. Он должен согласовать или отклонить предложенные поставщиком условия.
- Если условия совпадают с запланированными или даже лучше, в системе менеджер за пару кликов формирует приложение к основному договору и направляет его поставщику.
В задаче и договоре сразу указывают, работает ли от поставщика собственный мерчендайзер или нужен специалист со стороны сети. Если выбран второй вариант, в системе по шаблону формируют и подписывают график работы.
Иногда ритейлер и поставщик прибегают к факторингу: гипермаркеты получают товар с отсрочкой платежа, а поставщику сразу поступает оплата от банка или факторинговой компании. Такие условия тоже отмечают в карточке поставщика, и в процесс закупки добавляют ещё одного контрагента.
Хотите узнать больше?
SRM-система на базе «Первой Формы» учитывает особенности работы с поставщиками в крупных организациях.
Итоги внедрения SRM-системы на базе «Первой Формы»
Ускорение переговорных кампаний — один из главных результатов оцифровки и автоматизации этого процесса в SRM-системе на базе «Первой Формы». Теперь процесс никогда не встаёт на стороне ритейлера из-за долгих согласований или сбора данных.
Работа отдела закупок приведена к единому стандарту. В системе определено, что менеджер должен сделать на каждом этапе, с какими данными ознакомиться. На переговорах все действуют одинаково, обсуждая пункты из чек-листа.
Статусы, сроки и результаты работ по переговорным кампаниям также фиксируются в системе и в любой момент доступны руководителю.
«Отчасти оцифровка процесса повлияла на то, что ассортимент ритейлера почти не изменился даже в 2022 году, когда у всех были сложности с поставками», — отмечает руководитель проекта.