Каждое обучение в Академии Ростеха — это отдельный проект с собственным бюджетом, расходами и доходами. Благодаря автоматизации бюджетирования и обработки банковских операций компания смогла отказаться от аутсорсинга финансовых функций.
Что автоматизировано в «Первой Форме»
- Бюджетирование
- Банковские выписки и выгрузки платежей
Бюджетирование
Каждая образовательная программа учитывается в Академии Ростеха как отдельный проект, с детальным расчётом расходов и плановых доходов. Эти данные подтягиваются из всех запланированных мероприятий по данному курсу — так в системе обозначается проведение обучения для конкретного клиента.
В карточке мероприятия по всем оплатам и поступлениям указывается дата оплаты, дата документа, контрагент, наименование услуги, а также статьи бюджета, согласно номенклатуре Академии и в соответствии с Единым классификатором бюджетной системы (ЕКБС).
Статья по теме: рассказываем, как упростили жизнь финансистам с помощью ТАРМ в BPM-системе →
Банковские выписки и выгрузки платежей
Бухгалтер скачивает Excel-файл из банковской системы и загружает его в «Первую Форму» при помощи готовой настройки импорта данных. Благодаря этой опции информация из исходных файлов автоматически сопоставляется с соответствующими полями в системе.
Система анализирует детали каждой транзакции: сумму, назначение платежа, контрагента. После этого данные связываются с бизнес-процессами компании. Информация о транзакции подтягивается к соответствующему проекту и отражается в его балансе, а ответственный сотрудник получает об этом уведомление.
В «Первой Форме» также отслеживается статус всех платежей. На основе поступивших счетов создаётся платёжное поручение или ордер, где автоматически формируется файл выгрузки. Он содержит структурированную информацию о платеже в формате для обработки банковской программой.
Затем всё происходит в обратном порядке. В «Первую Форму» автоматически подгружается банковская выписка — так в систему попадает информация, что платёж проведен, и указывается размер комиссии. В карточке соответствующего счёта статус меняется на «Оплачено», фиксируется дата и сумма платежа. Так обеспечивается прозрачность платежей — руководство и ответственные сотрудники могут при необходимости сами проверить статус платежа.
Также в системе можно сгенерировать отчёт в разрезе проектов, контрагентов или других параметров.
На каждую цифру можно кликнуть и проследить, откуда она взялась — вплоть до конкретного счёта или оплаты, а также посмотреть всю связку документов и ответственного сотрудника.
Что ещё Академия Ростеха автоматизировала в «Первой Форме»