Московский Планетарий — один из самых больших в мире и самый старый планетарий в России. «Первая Форма» выиграла тендер на создание в Планетарии системы электронного документооборота.
Автоматизировано: 17 бизнес-процессов Срок проекта: 70 рабочих дней Количество лицензий: 100
Все бизнес-процессы в единой системе
За 70 рабочих дней (с июня по сентябрь) были переведены в электронный вид и автоматизированы следующие процессы:
- закупки и продажи;
- учет посетителей, оформление пропусков, контроль вноса/выноса ТМЦ на территорию Планетария;
- учет входящей и исходящей корреспонденции;
- оформление заявок на курьерскую доставку;
- подготовка и согласование приказов и распоряжений, ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными документами.
Разработаны бизнес-процессы и внедрен документооборот. В системе налажен учет контрагентов, договоров и закрывающей документации. С нуля разработаны процессы учета заявок на ремонтные работы и уборку помещений, планирования и протоколирования совещаний.
Контроль поручений
Все поручения теперь регистрируются в «Первой Форме» и закрепляются за конкретными исполнителями. Риски потери документов или «зависания» задач сведены к нулю — передача ответственности четко прослеживается, а сроки выполнения контролируются системой.
Вынос ТМЦ за территорию Планетария возможен только после оформления электронного пропуска и с разрешения ответственного лица.
Ожидается, что время согласования документов заметно сократится. Вместо хождения с бумагами по кабинетам сотрудники смогут заниматься реальными задачами.
Кадровый документооборот и интеграция с 1С
В дальнейшем «Первая Форма» может быть интегрирована с приложениями 1С для упрощения процессов Закупок и Продаж в части мониторинга оплат и задолженностей, а также синхронизации данных по контрагентам. Также рассматривается вопрос интеграции «Первой Формы» и 1С для работы с кадровой документацией.