После внедрения нашей low-code платформы российская сеть гипермаркетов OBI смогла снизить ошибки в работе с поставщиками до 0,1% и автоматизировать деятельность пяти отделов. Рассмотрим, какие инструменты помогли добиться таких результатов.
Автоматизировали все этапы работы с поставщиками в SRM-системе на базе «Первой Формы»
«OBI Россия» сотрудничает с сотнями поставщиков. До 2014 года всю работу вели вручную, а данные хранили в Excel. Компания решила повысить эффективность работы и автоматизировать все процессы, связанные с поставщиками, в единой системе.
«Наши продукты гарантируют независимость и оперативность. Когда в 2022 году головная компания OBI отключила российские магазины от ИТ-системы, это парализовало даже кассы. Но процессы, локально реализованные в „Первой Форме“, продолжали обеспечивать работу сети». Денис Селезнёв генеральный директор «Первой Формы»
Внедрили электронный документооборот
Перечень процессов, автоматизированных в «Первой Форме»:
- Создание на основе шаблонов, согласование и подписание договоров, приложений и дополнительных соглашений.
- Подготовка сводного пакета документов для отправки поставщику.
- Передача документов по описи.
- Формирование протоколов разногласий.
- Сканирование подписанных оригиналов и ведение электронного архива.
- Организация и ведение постпереговорных сессий.
Пример автоматизации процесса подготовки и согласования документов
Внедрение системы в финансовом и коммерческом отделах провела небольшая совместная команда: руководитель проекта и бизнес-аналитик «OBI Россия», а также трое специалистов «Первой Формы».
После автоматизации количество ошибок в работе с поставщиками уменьшилось до 0,1%.
Автоматизация закупок нетоварной продукции (НТП)
Закупками торгового оборудования, канцтоваров и прочего в «OBI Россия» занимаются специальные менеджеры в бэк-офисе и в магазинах.
В системе создан единый справочник нетоварной продукции с актуальными описаниями и параметрами. На основе этой номенклатуры специалисты формируют заявки, которые затем консолидируются по каждой нетоварной позиции. Так компания экономит на скидках при оптовых закупках, а каждый менеджер может самостоятельно отслеживать статус своей заявки.
Специалист создаёт заявку на основе номенклатуры из единого справочника
Кейс по теме → Автоматизация закупок нетоварной продукции для 450 магазинов «Спортмастера»
Развитие автоматизации: HR-задачи, отчёты и интеграция с международными внутрикорпоративными системами
Автоматизация HR-процессов
HR только инициирует процесс приёма сотрудника, а дальше «Первая Форма» всё делает сама: заводит задачи, подключает ответственных для подготовки рабочего места и доступа в информационные системы.
Благодаря автоматизации онбординга новый сотрудник может приступить к работе в первый же день
Система также забрала на себя подготовку комплекта документов для трудоустройства. Теперь трудовой договор, приказ о приёме на работу, согласие на обработку персональных данных формируются автоматически.
Также в «Первой Форме» оформляют переводы на другую должность, командировки, отгулы, проводят согласование графика отпусков и консолидацию их в единый корпоративный график. Настроены интеграции с международными внутрикорпоративными системами учёта и управления ресурсами, а также специализированными системами отдельных подразделений.
Оформить отпуск или больничный можно через веб-версию или мобильное приложение
Автоматизация логистики
Отдельный нагруженный бизнес-процесс, с которым работают менеджеры магазинов — формирование заявок на доставку товара покупателям. Их приходит более тысячи в день. В «Первой Форме» формируется общий реестр заявок и календарь доставок, который пересылают в транспортную компанию.
Автоматизация корпоративного автопарка
В «Первой Форме» ведётся учёт корпоративного транспорта. В частности, формируются путевые листы, которые используют для учёта горюче-смазочных материалов. Они выгружаются из системы в финансовый отдел и бухгалтерию.
Специалисты «ОБИ» прошли обучение и теперь самостоятельно изменяют и настраивают бизнес-процессы в системе. К нам обращаются только за крупными работами.
Этому мы обучаем в «Академии Первой Формы» Узнать подробнее
Планы на дальнейшую автоматизацию: мобильное приложение
Для «ОБИ» мы развиваем мобильное приложение. В пилотном режиме его используют топ-менеджеры и руководители некоторых отделов. Приложение помогает быстро и удобно акцептовать документы, не задерживая цепочки согласований.
В приложение встроен корпоративный мессенджер, интегрированный с рабочими задачами. У руководителей есть доступ ко всем документам, материалам и статусу заданий. В компании обсуждают публикацию приложения для всех сотрудников.