К нам обратился научно-исследовательский институт электроэнергетики с филиалами в нескольких городах. Специалисты НИИ разрабатывают инновационные технологии и оборудование, направленные на повышение эффективности энергосистем, снижение потерь при передаче тока и улучшение экологичности производства.
Использование MS Project и YouGile одновременно замедляло проектную работу
Для управления проектами в НИИ использовали две программы: YouGile в качестве таск-менеджера и Microsoft Project для букинга сотрудников. Часть данных из одной системы необходимо было переносить в другую, ручной ввод и дублирование информации занимали время. Также это осложняло контроль за ходом работ и подготовку отчётов.
Осенью 2023 года Microsoft прекратил обслуживание российских компаний, и в организации решили отказаться от MS Project. Компании необходимо было переехать на отечественную платформу, не останавливая рабочие процессы.
Кейс по теме: автоматизировали внутренний и внешний документооборот для НИИ электроэнергетики →
В системе настроили конструктор проектных работ и кастомный канбан
В НИИ каждый проект состоит из 60+ задач. Для всех видов проектных работ в систему загружен свой шаблон. Сотрудникам не нужно вручную создавать и описывать задачи. «Первая Форма» автоматически создаст их и проставит очередность.
В карточку проекта сотрудник вносит дату начала работы, указывает количество дней и отмечает, учитывать ли выходные и праздники. На основе этой информации система сама рассчитывает дату сдачи работы.
Сотрудники визуально отслеживают прогресс работы на кастомной канбан-доске или в карточке проекта, в разделе «Дополнительный статус».
Заменили Microsoft Project для управления загрузкой команды
НИИ выполняет одновременно несколько заказов, каждый из которых требует участия специалистов из разных отделов и может длиться до нескольких лет. Мы настроили ресурсное планирование, чтобы менеджеры могли видеть загрузку каждого сотрудника на недели вперёд и находить свободных специалистов с нужными компетенциями.
Цвет проекта задаётся в его карточке. Это помогает быстро находить нужные проекты в системе планирования, что удобно при работе над несколькими задачами сразу.
Отпуска сотрудников включают в ресурсное планирование. После согласования графика на год руководитель вносит в систему даты отдыха своей команды и распределяет задачи с учётом реального присутствия людей на рабочем месте.
Автоматизировали сдачу работ заказчику
Каждый заказ проходит внутреннее согласование перед презентацией результатов клиенту. Чтобы ускорить этот процесс, мы настроили матрицу согласования для каждого типа работ.
Если всё в порядке, сотрудники готовят закрывающие документы. По условию договора НИИ должен со своей стороны подготовить заказ-наряд. Это документ, в котором указываются права и обязанности обеих сторон, техзадание и расчёт стоимости.
Сотрудник готовит заказ-наряд прямо в «Первой Форме». Он фиксирует этапы проекта и внесет информацию по каждому из них. Часть полей заполняются автоматически, данные подтягиваются из карточки проекта и договора. Также система сама указывает подписантов в зависимости от того, какие отделы выполняли работу.
В конце сотрудник одним кликом выгружает печатную форму документа. Он может просмотреть её во встроенном редакторе.
Завершив работу, сотрудник отправляет письмо с документами и отчётом через встроенный почтовый клиент. Он связывает это письмо с задачей «Сдача работ». После отправки статус задачи автоматически меняется на «Выполнено».
Коммуникации с клиентом происходят через встроенный почтовый клиент. За счёт этого вся переписка хранится в одном месте.
Хотите узнать больше о возможностях проектного управления?
«Первая Форма» учитывает специфику проектной деятельности в энергохолдингах. Подробнее
Итого в системе автоматизировано
- Заведение задач при создании нового проекта. Для каждого типа проекта предусмотрен свой набор задач;
- Расчёт даты окончания проекта;
- Смена статуса этапа проекта при выполнении связанных задач;
- Сдача работ: внутренняя приёмка работ, формирование в системе закрывающих документов, смена статуса при отправке заказчику письма с документами;
- Планирование загрузки сотрудников с учётом отпусков.