АО «Корпорация развития Московской области» (КРМО) была создана в 2012 году для развития и реализации инвестиционного потенциала Подмосковья. Её задача — создание и развитие инфраструктуры индустриальных парков и высокотехнологичных кластеров в регионе.
Использование разных программ замедляло работу с сотнями многостраничных документов
КРМО в 2023 году помогла привлечь 45 новых инвесторов в Московскую область с вложениями более 60 млрд рублей. На очереди ещё 405 проектов с потенциальными инвестициями в 374 млрд рублей. Такой масштаб деятельности подразумевает обработку большого объёма документации.
До недавнего времени в КРМО не было системы, обеспечивающей электронный документооборот госкорпорации, и различные документы — договоры аренды и купли-продажи, договоры с ресурсоснабжающими организациями, соглашения о сотрудничестве — вручную обрабатывали на всех этапах, от создания до архивирования.
По своим проектам сотрудники сами формировали документы в Word. Для каждого требовалось создать лист согласования, то есть список одобрителей. Его также составляли вручную, ориентируясь на штат корпорации. Если кто-то из одобрителей уходил в отпуск или на больничный, лист согласования приходилось переделывать, так как автоматизации, указывающей на отсутствие сотрудника, не было.
Финальные версии документов хранились в бумажном виде. В случае необходимости сотрудники работали с оригиналами, которые «под роспись» брали в бухгалтерии. Ответственным за хранение документов нужно было контролировать их движение и напоминать коллегам о возврате документов.
Внутренний документооборот госорганизации также не был автоматизирован. Чтобы донести важную информацию до всех сотрудников, приказы, внутренние регламенты и распоряжения рассылали по корпоративной почте. Но такой способ не позволял отследить, все ли ознакомились с новым документом.
КРМО требовалось:
- ускорить подготовку и согласование договоров;
- упростить контроль возврата бумажных оригиналов;
- оцифровать организационно-распорядительный документооборот.
Применили новый подход к документообороту госучреждения — согласование, хранение и актуализацию документов перевели в единую систему
Теперь сотрудники могут работать со всеми документами сразу в «Первой Форме». В систему загрузили шаблоны договора аренды, предварительного договора купли-продажи и инвестиционного соглашения, настроили оргструктуру КРМО и матрицу согласования для каждого типа документа.
Листы согласования автоматически формируются в «Первой Форме». После автоматизации согласующих стали назначать не по ФИО, а по должностям. Если один сотрудник уйдёт в отпуск или на больничный, его задачу автоматически получит замещающий коллега.
Система сама следит за этапами согласования. Если одобритель пропускает установленный срок, ему приходит уведомление. Ознакомиться с финальным текстом нужного договора или соглашения можно в любой момент.
Подписать документ можно электронной подписью прямо в системе.
Доступна интеграция с сервисами выдачи КЭП и НЭП и поддержка плагинов КриптоПро, КриптоПро CSP, Рутокен и облачной ЭП КриптоПро DSS.
Сотрудники фиксируют перемещение физических документов в системе
После автоматизации документооборота бумажные реестры и обзвон коллег остались в прошлом, теперь движение физических документов фиксируется в системе. Оригиналы документов используются при подготовке отчётности, оформлении финансовых процедур и для предъявления в налоговую инспекцию.
Оцифровали организационно-распорядительные документы (ОРД) — сотрудники оперативно знакомятся с новыми инструкциями и регламентами
Теперь после создания документа в системе формируется электронный лист ознакомления. Руководитель выбирает получателей при помощи фильтров по должностям, отделам или другим параметрам.
Сотрудники получают уведомление с задачей — ознакомиться с документом. После прочтения они меняют статус задачи на «ознакомлен», система фиксирует дату и время. Это экономит усилия на рассылку и сбор подписей, а также предоставляет юридически значимое подтверждение ознакомления сотрудников с документами.
В «Первой Форме» настроен реестр организационно-распорядительных документов (ОРД). Когда в силу вступает новый приказ или положение, он автоматически получает статус «актуален», а старый — «не действует».
Кейс по теме: автоматизировали управление кадрами в госучреждении с 2 тыс. сотрудников →
Итоги внедрения системы электронного документооборота для госкорпорации
Согласования проходят быстрее благодаря автоматическим напоминаниям и чётко выстроенным процедурам. Выдача и возврат оригиналов документов теперь фиксируются в системе, что избавило сотрудников от бумажных реестров и постоянных звонков коллегам. Найти актуальную версию приказа или регламента стало проще и быстрее.
«Автоматизация документооборота позволила нам оптимизировать рабочие процессы. В результате сотрудники могут больше времени уделять ключевым задачам».
Кирилл Костиков Ведущий специалист по информационной безопасности, КРМО
Команда КРМО работает в BPM-системе «Первая Форма» с августа 2024. В планах Корпорации дальнейшее расширение функций системы — автоматизация работы с входящей и исходящей корреспонденцией.
Больше кейсов автоматизации бизнес-процессов государственных учреждений