Поддержание работы культурного пространства требует эффективного управления десятками помещений, где ежедневно проходят выставки, концерты, мастер-классы и кинопоказы. Для каждого мероприятия нужно забронировать подходящую площадку, скоординировать монтаж оборудования, работу персонала и технических служб.
Раньше в центре использовали иностранный софт. С уходом зарубежных вендоров перед командой встал выбор между кастомной разработкой и отечественным ПО. Рассказываем, как переход на BPM-систему позволил оптимизировать процесс подготовки мероприятий и бронирования помещений.
Каждый продюсер работал по-своему, информация хранилась в разных программах
Центр работает по нескольким направлениям: кино, музыка, танцы, современное искусство и другие. Чтобы получить финансирование и успеть пригласить популярных спикеров, необходимо составлять план мероприятий на два года вперёд.
Раньше каждый продюсер составлял предварительный план мероприятий по своему направлению в общей Google Таблице. Несколько человек работали с документом параллельно, поэтому было трудно понять, кто что изменил. Со временем таблица стала неудобной для работы.
Когда становились известны точные даты мероприятий, продюсеры бронировали локации в отдельной программе от зарубежного вендора. Там была видна занятость помещений, но не поддерживались остальные организационные процессы.
Подготовка к мероприятиям не была стандартизирована:
- Продюсеры каждый раз заново составляли списки оборудования, планировали этапы подготовки и рассчитывали время на монтаж.
- Информация о проектах хранилась в разных местах — планы в таблицах, переписка в почте и мессенджерах.
- Задачи техслужбе ставили бессистемно — кому-то в Telegram, кому-то по телефону или лично.
- Статус уточняли через звонки и сообщения каждому исполнителю.
Компании требовалось единое решение, охватывающее полный цикл работы по организации выставок и иных мероприятий.
Упростили годовое планирование мероприятий
Теперь сотрудники составляют предварительный план мероприятий в «Первой Форме». Фестивали кино, выставки и циклы лекций отображаются на календаре как отдельные проекты.
Так как планировать приходится на два года вперед, продюсеры указывают в системе примерные даты. Сроки можно в любое время скорректировать на интерактивном календаре.
Если продюсер понимает, что под мероприятие подойдет определённое помещение, он может сразу же его забронировать.
Объединили управление мероприятиями и бронирование локаций
Реестр локаций синхронизируется с расписанием мероприятий и показывает занятость каждого помещения, включая свободные дни. Это исключает овербукинг — конфликт бронирования ресурсов, когда, например, один и тот же зал зарезервирован под два разных события одновременно.
Под одно мероприятие продюсеры могут занять сразу несколько локаций. Например, в конце декабря и начале января в центре проводят детские новогодние мероприятия. Желательно, чтобы в это время в здании больше не было никаких других активностей. Продюсеры создают одну задачу с бронированием всех пространств, вместо отдельных заявок на каждое помещение.
По клику на карточку из календаря можно перейти в задачу организации мероприятия, где указаны тип события, условия входа, возрастная классификация, доступность для людей с ограниченными возможностями.
Многие локации трансформируются: можно убрать несколько рядов кресел или поставить дополнительные, выставить перегородку и разделить помещение на зоны. Все возможные опции уже занесены в систему. Продюсер выбирает подходящий для себя вариант из списка — на основе этой информации коллеги соберут необходимую конфигурацию.
В системе высвечивается рекомендация, какие ещё помещения подойдут для проведения такого мероприятия. В случае изменения сроков продюсер сможет быстро выбрать альтернативную локацию.
Ускорили процесс планирования мероприятий
В «Первой Форме» есть шаблоны с типовыми задачами для разных событий: установить микрофон, натянуть полотно для проектора и другие. Продюсеры выбирают из списка, что надо сделать, и система автоматически отправляет задачи в соответствующие подразделения.
Руководитель подразделения оценивает загрузку подчинённых и назначает ответственного. Световики, видеографы, звуковики и другие сотрудники всё время в движении, поэтому работают в мобильном приложении и присылают отчёты со смартфонов.
Задать вопросы можно в комментариях задачи или, если срочно, набрать коллегу через встроенную систему видеоконференцсвязи (ВКС).
Ищете замену MS Project, Advanta, Jira, Notion и Redmine?
«Первая Форма» предлагает инструменты автоматизации, которые позволяют гибко настраивать процессы для разных отраслей.
Монтаж декораций и оборудования может занимать несколько дней. Чтобы коллеги успели всё сделать вовремя, продюсер помечает, когда они могут приступить к работе и когда должны закончить.