В июле 2017 года была утверждена масштабная программа «Цифровая Экономика Российской Федерации», рассчитанная до 2024 года. Программа охватывает 5 ключевых направлений развития экономики и технологий, включает около 800 взаимосвязанных мероприятий. Для эффективной реализации программы требовалась комплексная система управления, способная обеспечить координацию действий множества участников из государственных органов и бизнеса.
Основные задачи:
- Создать удобное иерархическое представление сложной структуры Программы.
- Обеспечить поддержку ключевых процессов управления: мониторинг проектов, управление изменениями, утверждение результатов и принятие решений, взаимодействие участников Программы.
- Загрузить данные из существующих документов с описанием Программы.
- Предоставить инструменты для работы проектного офиса, центров компетенций и рабочих групп.
На платформе «Первая Форма» была разработана специализированная система управления реализацией Программы.
Ключевые элементы решения:
Удобное представление структуры Программы: Программа охватывает 5 направлений развития экономики и технологий: иерархическое представление направлений, целей, задач и мероприятий Программы. Связи между мероприятиями по срокам и зависимостям. Привязка ответственных исполнителей и участников к элементам структуры. По каждому направлению выделены цели и задачи, намечены ключевые вехи, разработан комплекс мероприятий, взаимосвязанных по срокам (всего около 800 мероприятий). Работать с этими данными в обычном табличном представлении очень сложно – документы, содержащие даже простое перечисление мероприятий, занимают десятки страниц. Самым первым этапом при разработке системы управления стало создание удобного иерархического представления структуры Программы и загрузка данных из электронных документов с описанием Программы.
Оперативный мониторинг – оценка выполнения Основные процессы, автоматизированные в «Первой Форме», связаны с мониторингом реализации Программы. Мониторинг ведется на двух уровнях – оперативном и стратегическом. Нижний, оперативный уровень – это актуализация текущего состояния выполняемых мероприятий. В «окно мониторинга» попадают все мероприятия, которые должны быть завершены в текущем месяце и двух следующих – чтобы заранее выявлять проблемные места и уточнять прогнозы. В системе автоматически создаются карточки мониторинга, куда исполнители вносят данные о том, какие работы были проделаны за отчетный период, какие проблемы выявлены, какие вопросы требуют особого внимания. Для каждого мероприятия указывается прогнозная дата завершения и текущий статус. Статус определяется по принципу светофора: зеленый означает нормальный ход реализации, желтый – небольшие отклонения от плана, красный – наличие критических проблем. Статус оценивает ответственный исполнитель, но его оценка сразу же проверяется системой – например, если мероприятие просрочено, статус не может быть зеленым, он будет автоматически повышен до желтого. Все мониторинги проверяются Проектным офисом. Мероприятия, которые не удалось завершить в запланированные сроки, берутся на особый контроль, чтобы понять причины проблем и как можно быстрее исправить ситуацию. Для таких мероприятий процедура мониторинга проводится чаще и по особым правилам. Результаты мониторингов с цветовыми индикаторами статусов отображаются в интерактивном иерархическом представлении Программы.
Стратегический мониторинг – оценка результатов Раз в квартал проводится мониторинг более высокого, стратегического уровня. Он нужен для оценки результатов – анализа того, насколько выполненные мероприятия приблизили Программу к достижению поставленных целей. Степень достижения результата также оценивается «методом светофора»: зеленый индикатор означает, что запланированные результаты достигнуты, желтый – достигнуты не в полной мере, а красный – не достигнуты. Случается, что после анализа результатов завершенные мероприятия возобновляются и отправляются на доработку, или в Программу добавляются новые мероприятия, если прежние не принесли ожидаемых результатов. Система «Первая Форма» позволяет учесть любое принятое решение и автоматически встраивает его в иерархию Программы и в процедуры мониторинга. За счет этого Программа остается живой и гибкой структурой, несмотря на огромный масштаб и строгие регламенты работы. Статистика о ходе реализации Программы отображается на портале.
Управление изменениями Разграничение доступа для различных групп пользователей (проектный офис, ведомства, эксперты). Публичный портал с открытой частью данных о ходе реализации Программы. Как в любом крупном проекте, в Программе все мероприятия взаимосвязаны, любое изменение может вызвать целую цепочку «сдвигов». Поэтому все изменения должны пройти процедуру утверждения. Для этого в системе «Первая Форма» настроены два процесса – добавление новых объектов в Программу и изменение существующих. Например, при появлении новой задачи для нее надо составить план мероприятий. Участники Программы подают заявки, в которых описывают свое представление о том, как новая задача должна быть реализована, какие мероприятия нужно для этого запланировать. Все заявки рассматриваются Проектным офисом, какие-то заявки отклоняются, другие дорабатываются и утверждаются. Так совместными усилиями создается оптимальный план, и утвержденные мероприятия добавляются в структуру Программы. Поскольку оценка выполняется не по формальным признакам, а носит экспертный характер, очень важно понимать, почему было принято именно такое решение. Для этого в системе хранятся не только обсуждения и документы, но и история версий – текущую структуру Программы можно сравнить с предыдущими и оценить, насколько изменилось со временем видение какой-либо задачи.
Принятие решений В крупных проектах ключевые решения принимаются не руководителями проектов, а на более высоком уровне, топ-менеджментом. Как правило, для этого организуются совещания, на которых рассматривается подготовленный заранее список вопросов. Чаще всего подобные совещания – это единственная возможность согласовать необходимые решения, чтобы вовремя приступить к их выполнению. Поэтому подготовка к таким совещаниям – важный процесс. Для Программы «Цифровая экономика» вопросы рассматриваются на заседаниях Правительственной Подкомиссии. Повестка заседания формируется самими участниками Программы – до определенной даты повестка остается открытой, и участники могут добавлять в нее свои вопросы. Если для принятия решения необходимо участие экспертов, их также приглашают на заседание. Все участники заседания получают уведомление о приглашении, и для них создается встреча в календаре. В ходе заседания по каждому вопросу фиксируются принятые решения, по отдельным вопросам могут ставиться поручения. Поручения, поставленные на заседаниях, автоматически берутся на контроль – их выполнение будет проверяться на следующих заседаниях вплоть до завершения.
Открытая площадка для взаимодействия Все участники Программы, от исполнителей до руководства Проектного офиса, работают в единой среде взаимодействия – если у руководителя возникает вопрос к исполнителю, он формулирует его в карточке мониторинга и там же получает ответ, причем эта информация сохраняется в системе, и к ней всегда можно вернуться. В скором времени в рамках «Первой Формы» планируется открыть Форум – площадку для обмена мнениями не только между участниками Программы, но и с представителями научных и общественных организаций, некоммерческих фондов. По приглашению одного из участников Программы сторонние эксперты будут получать доступ в систему и смогут подключаться к обсуждению мероприятий, знакомиться с проектами документов, участвовать в процедурах согласования. Аналогичный функционал будет доступен и в мобильном приложении.
Результаты:
- Создана единая информационная среда для управления реализацией Программы.
- Обеспечена прозрачность и контроль выполнения мероприятий на всех уровнях.
- Сокращено время на подготовку отчетности и принятие управленческих решений.
- Повышена эффективность взаимодействия участников Программы.
- Создан инструмент для оперативной корректировки планов реализации Программы.
Система на платформе «Первая Форма» стала ключевым элементом в обеспечении успешной реализации масштабной государственной программы «Цифровая экономика Российской Федерации».