ТАРМ для бизнеса: зачем внедрять типовые автоматизированные рабочие места

Типовое автоматизированное рабочее место (ТАРМ) — это цифровое пространство, настроенное так, чтобы сотрудник мог эффективно выполнять обязанности, соответствующие его роли. ТАРМ стандартизирует процессы, поэтому задачи получается выполнять быстрее и без ошибок. У каждого отдела в компании может быть своё типовое автоматизированное рабочее место. Его можно масштабировать на любое количество пользователей.

В статье:

• Типовые компоненты ТАРМ
• Преимущества использования ТАРМ
• Как ТАРМ меняет рабочие процессы: 3 примера
• Индивидуальная настройка ТАРМ под потребности сотрудников
• Технологии, лежащие в основе ТАРМ
• Особенности внедрения ТАРМ в крупных предприятиях
• Часто задаваемые вопросы

Типовые компоненты ТАРМ

Раньше под ТАРМ понимали офисное и специализированное ПО и технологическую инфраструктуру — ПК, сервера, устройства для считывания смарт-карт и даже удобное кресло. Сейчас же ТАРМ — это скорее цифровое рабочее место, которое содержит всё необходимое для работы и позволяет выполнять задачи из любой точки.

В основе ТАРМ лежат типовые компоненты. Из этих компонентов состоят автоматизированные бизнес-процессы. Например, определённый набор автоматизированных бизнес-процессов, в свою очередь, и формирует ТАРМ для отдела или подразделения компании. Так, ТАРМ для бухгалтерии автоматизирует процессы расчёта заработной платы, ведения управленческой отчётности, начисления отпускных и других выплат.

А компоненты, из которых эти процессы строятся — те же задачи, чаты, календарь, файловое хранилище, дашборды с аналитикой из 1С и так далее. Давайте посмотрим ещё несколько примеров:

Компоненты	Процессы
ТАРМ для HR-специалистов Портал, ВКС, чаты, шаблоны документов, задачи, диаграмма отпусков, календарь, база знаний	- Рассылка объявлений. - Публикация регламентов. - Приём запросов сотрудников. - Проведение опросов и анкетирований. - Проведение собеседований. - Оформление кадровых документов. - Онбординг сотрудников. - Оформление отпусков и больничных.
ТАРМ для менеджеров проектов Задачи, канбан, календарь, дашборды, диаграмма Ганта, табель трудозатрат, ВКС, чаты, база знаний	- Бронирование специалистов. - Управление проектами и задачами. - Командная работа над проектом. - Отслеживание плановых и фактических результатов и сроков. - Сквозной процесс с отделом продаж.
ТАРМ для маркетинга Канбан, календарь, база знаний, чаты, дашборды, встроенный редактор, хранилище файлов, мобильное приложение	- Подготовка контента. - Организация вебинаров. - Согласование материалов. - Взаимодействия с другими отделами. - Аналитика. - Реклама.
ТАРМ для отдела продаж Канбан, IP-телефония, ВКС, чаты, задачи, чек-листы, дашборды	- Приём заявок и регистрация клиентов. - Отслеживание активностей по клиенту. - Ведение по воронке продаж. - Планирование и распределение звонков по менеджерам. - Переговоры с клиентами. - Оформление договоров. - Сквозной процесс с проектным управлением.

Таким образом, из набора типовых компонентов мы можем создать и автоматизировать цифровые рабочие места для всей компании.

Преимущества использования ТАРМ

Главная цель внедрения ТАРМ — повысить производительность труда. Это достигается за счёт унификации и контроля всех рабочих процессов со стороны ПО. Сотрудники действуют по согласованному алгоритму, а система помогает контролировать дедлайны, вовремя вовлекать в задачи руководителя и держать в курсе всех ответственных.

Вот ещё несколько преимуществ типовых автоматизированных рабочих мест:

• Автоматизация рутинных действий. Сотрудники больше не тратят время на подготовку отчётов и оформление документов, а руководители — на попытки выяснить у подчинённых статус задач.
• Централизация всех процессов. Единая рабочая система позволяет экономить на покупке лицензий к множеству отдельных сервисов. Например, в «Первой Форме» все инструменты для организации ТАРМ доступны по одной пользовательской лицензии. Даже ВКС и чаты, которые минимизируют риск потери важных файлов в переписках и утечки информации.
• Высокий уровень безопасности. Платформу для ТАРМ можно разместить в закрытом контуре, что помогает избежать взломов и потери всех данных из-за сбоев облачных решений. А ролевой доступ к разделам системы позволяет обезопасить важные файлы от случайного изменения или удаления.
• Широкие аналитические возможности. Все данные о важных бизнес-показателях хранятся в одной системе и их можно легко использовать для составления детальных отчётов.

Как ТАРМ меняет рабочие процессы: 3 примера

Оптимизируйте работу с процессным подходом и ТАРМ

Получите pdf-версию книги Олега Вишнякова «Преимущество повторяемости» и 6 советов от экспертов «Первой Формы».

Получить книгу

Эффективный контроль обращений для комплаенс-менеджеров ДРТ

После внедрения ТАРМ в подразделение, которое отвечает за комплаенс-менеджмент в компаниях клиентов ДРТ, результативность работы с обращениями выросла. Команде ДРТ система помогает маршрутизировать обращения и анонимизировать данные, а комплаенс-офицерам клиентов — контролировать сроки и обсуждать расследование нарушений в безопасных чатах. Также у каждой роли появились преднастроенные дашборды, с которыми можно отслеживать скорость и качество расследований.

Прочитать кейс полностью: ДРТ: комплаенс-менеджмент. Как с помощью автоматизации снизить репутационные риски компании

Быстрое открытие новых торговых точек для «Вкусвилл»

У команды развития «Вкусвилл» не было единого пространства для работы. Из-за этого согласования по почте затягивались, менеджеры часто обсуждали одни и те же локации; команды, контролирующие работы по благоустройству точек, не были синхронизированы. После внедрения ТАРМ у каждого отдела появились инструменты для комфортной работы на своём этапе. У выездных менеджеров есть интерактивная карта и чек-лист для проверки помещений, согласующим приходят уведомления, система помогает следовать процессу. В результате «Вкусвилл» смог эффективнее расширить торговую сеть.

Прочитать кейс полностью: «ВкусВилл»: автоматизировали процесс открытия новых торговых точек

Стандартизация переговорной кампании для крупной сети DIY-гипермаркетов

Раньше менеджеры вручную собирали данные о поставках и продажах за прошлый год, согласовывали условия и допустимые пределы торга с поставщиками. Подготовка шла бессистемно, сотрудники перерабатывали, а руководители тратили время на выяснение статусов и сроков. С ТАРМ подготовка к переговорам стала быстрее и проще. Теперь система сама создаёт задачу на анализ результатов и подтягивает в неё данные о работе с поставщиком. Менеджер вносит согласованные условия, а система выдаёт чек-лист и напоминает зафиксировать результаты. В зависимости от итогов формируется предложение или дополнительное согласование.

Прочитать кейс полностью: Упростили переговорную кампанию с поставщиками для DIY-ритейлера

Индивидуальная настройка ТАРМ под потребности сотрудников

На базе одной BPM-системы можно настроить уникальные ТАРМ под точечные потребности бизнеса. Если процессы изменятся, ТАРМ также можно будет перестроить благодаря low-code конструктору, с которым справится даже сотрудник без технического бэкграунда.

У нашего клиента, страховой компании «Уралсиб Страхование», сложный процесс согласования документов. Под каждый тип есть своя матрица, в процессе формируются листы согласования и внесённых замечаний. Также сотрудники могут запросить мнение у других специалистов компании.

А у нас в «Первой Форме» документооборот несколько проще. Себе мы не настраивали лист замечаний и запрос мнений, но у нас также можно отклонить согласование и вернуть документ на этап подготовки. А в случае, если руководитель в отпуске, согласование автоматически делегируется заместителю.

Технологии, лежащие в основе ТАРМ

Интеграция с другими системами

Есть сервисы, без которых компаниям тяжело обойтись. Это и 1С, и BI-решения, и внешние ERP-системы. ТАРМ может выступать агрегатором данных из всех этих продуктов, чтобы сотрудник мог работать с ними в едином понятном интерфейсе. За интеграции в «Первой Форме» отвечает богатое автогенерируемое REST API. Для Active Directory, Exchange Server и многих других продуктов есть готовые коннекторы, а если нужна специфическая интеграция, можно добавить кастомные API.

ДРТ (бывший Deloitte) автоматизировала в «Первой Форме» бронирование сотрудников на долгосрочные проекты. Компания также пользуется SAP для фиксации трудозатрат и найма сотрудников. Интеграция позволяет менеджерам букировать специалистов в «Первой Форме» и отправлять отчёты в SAP для обработки и запуска других процессов.

On-premises или в SaaS

Многие компании выбирают для платформы ТАРМ облачные пространства крупных провайдеров. Их мощности помогают автоматизировать больше процессов и обрабатывать больше данных, что выгодно для бизнесов. Но мы всё же рекомендуем размещать решение в закрытом контуре. Даже самые зарекомендовавшие себя облака могут быть взломаны, сервера могут сломаться, и тогда вы потеряете все данные.

Защита данных и безопасный доступ в ТАРМ

Типовые автоматизированные рабочие места отличаются тонкой настройкой прав и доступов. Это позволяет обезопасить чувствительные данные и в случае утечки отследить её источник. Подключение к системе ТАРМ тоже можно обезопасить. Многие компании выбирают для этого двухфакторную аутентификацию, смарт-карты, токены и преднастроенные VPN-сервисы. Уровень безопасности может быть разным в зависимости от внутренних правил компании.

✅ В «Первой Форме» за безопасность данных отвечают:

• детальная настройка ролей вплоть до отображения значений в полях;
• полная и выборочная конфиденциальность данных;
• сквозное шифрование переписок, файлов и информации о проектах.

✅ Доступ к системе можно защитить с помощью:

• двухфакторной аутентификации через Telegram или по Email;
• авторизации в системе по почте и мобильному телефону, в том числе и по отличному от того, что указан в профиле специалиста;
• защищённых ссылок для подключения к ВКС внешних пользователей;
• интеграции с аппаратными решениями для цифровой безопасности.

Особенности внедрения ТАРМ в крупных предприятиях

Основа крупного бизнеса — сквозные процессы, в которые вовлечены разные отделы. Им мало настроить автономные рабочие места — нужно, чтобы сотрудники могли быстро подключаться к задачам других подразделений. Кроме того, компании объединяют сотрудников в разных городах, привлекают к работе подрядчиков и партнёрские сети. Важно, чтобы система была доступна им всем.

Это можно реализовать в «Первой Форме»:

• В систему можно подключать внешних пользователей, и у них будет ограниченный набор функций и доступов.
• А сквозное взаимодействие автоматизировано за счёт размещения всех процессов в едином контуре.

Часто задаваемые вопросы

1. В какой степени можно настроить ТАРМ «Первой Формы» под конкретного сотрудника? Обычно не требуется настраивать ТАРМ под сотрудника, мы исходим из роли и особенностей работы группы специалистов. Но систему можно настроить и под конкретного сотрудника. Например, если он совмещает разные должности.

2. Может ли сотрудник удобно переключаться между несколькими ролями в системе? Да, мы можем настроить гибкий ролевой доступ к дашбордам и функциям разных специалистов. Такую систему мы реализовали для Фонда «Сколково». Пользователи их мобильного приложения могут объединять несколько ролей: снимать апартаменты, водить детей в Гимназию и арендовать офис в Технопарке.

3. Может ли ТАРМ адаптироваться под изменения в бизнес-процессах? Конечно. Система очень гибкая и настраивается в режиме онлайн. Например, в эпоху коронавируса мы быстро внедрили процесс бронирования мест в офисе в системе. А после и вовсе перенесли в неё все очные процессы.

4. Можно ли настроить ТАРМ в мобильном приложении? Да, конечно. Мобильное приложение «Первой Формы» настраивается и может как повторять функции веб-версии, так и дополнять их. Например, для одного нашего клиента мы настроили приложение как сканнер штрихкодов. С его помощью сотрудники ведут электронный архив документов.

5. Можно ли подписывать документы КЭП и НЭП в ТАРМ? Да, в системе можно подписывать документы квалифицированной и неквалифицированной электронной подписью. Кроме того, система поддерживает интеграцию Контур.Доверенностью для выпуска и хранения МЧД.