Первая Форма
Демонстрация
← Все статьи

Как и зачем автоматизировать бизнес-процессы в 2026 году: обзор систем, тренды, кейсы

2025-08-14 Полезные статьи

По данным Statista, компании, которые автоматизировали свои бизнес-процессы, сообщают о сокращении расходов на 10−50%. Давайте разберёмся, какие процессы можно автоматизировать, изучим решения, представленные на российском рынке, рассмотрим примеры из опыта крупных компаний и узнаем, как искусственный интеллект помогает сделать цифровизацию более эффективной.

Материал обновлён 19 февраля 2026 года.

Екатерина Маренич Тимлид в отделе бизнес-анализа «Первой Формы». Помогает компаниям автоматизировать бизнес-процессы и повышать их эффективность за счёт выбора оптимальных решений.

Олег Юшин Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы». Совершенствует бизнес-процессы компаний с помощью ИИ-агентов.

Содержание:

Что такое автоматизация бизнес-процессов и зачем она нужна

Автоматизация бизнес-процессов — это один из главных способов снизить затраты для компании и оптимизировать ресурсы. Она позволяет сотрудникам избавиться от выполнения рутинных задач, которые они раньше делали вручную.

Как показывают исследования McKinsey & Company, 66% компаний на мировом рынке уже автоматизировали хотя бы один бизнес-процесс, а к 2029 году эта цифра вырастет до 85%. Благодаря автоматизации компании могут повысить свою конкурентоспособность на рынке, а также:

  • Снизить затраты. В 2024 году компании, которые активно внедряли автоматизацию, сократили расходы в среднем на 22%. Тогда как игнорирующие подобные технологии конкуренты могут похвастаться показателем лишь в 8%.
  • Оптимизировать ресурсы. Автоматизация процессов позволила HR-отделу Lenovo сэкономить 6000 часов в год, а компании IBM — 12 000 часов всего за один квартал.
  • Минимизировать риск ошибок. Исследование Gitnux показало, что автоматизация рабочих процессов позволяет сократить количество ошибок обработки данных до 70%.
  • Улучшить клиентский опыт. Так, две трети респондентов опроса McKinsey сообщили об улучшении контроля качества и удовлетворённости клиентов благодаря автоматизации.

Хотите снизить затраты и оптимизировать ресурсы?

Выстраивайте и связывайте друг с другом все бизнес-процессы с помощью BPM-системы «Первая Форма». Попробовать

Какие процессы можно автоматизировать: кейсы компаний

Чтобы автоматизация приносила максимальную пользу, нужно понимать, какие именно процессы подходят для внедрения технологий. Давайте рассмотрим некоторые из них.

Проектное управление В этой сфере можно автоматизировать жизненный цикл проекта, управление рисками, ресурсами, сроками и командой. Это позволит компаниям более качественно управлять инициативами: эффективно использовать средства, ускорять принятие решений, учитывать риски и снижать их последствия. Топ-менеджер сможет анализировать влияние проектов на достижение бизнес-целей и принимать взвешенные стратегические решения.

Вкусвилл. В сети автоматизировали весь цикл открытия новых торговых точек — от поиска помещения до запуска работы магазина. В результате:

  • все участники — от менеджеров по развитию территории до ремонтных подрядчиков — работают и ведут коммуникацию в едином информационном пространстве;
  • с помощью интерактивной карты сотрудники подбирают и анализируют локации для новых магазинов.

Коммуникации в команде Единое информационное пространство помогает командам слаженно работать, не терять важные документы и ускорять рабочие процессы благодаря оперативной обратной связи и соблюдению дедлайнов. Это особенно важно при распределённой команде или филиальной сети.

АНО «Диалог Регионы». Для взаимодействия между сотрудниками организация использует корпоративный мессенджер 1F Teams. С 2021 года каждый день 2 500 человек общаются в мессенджере, проводят совещания, семинары и обучения с внешними участниками, а также ставят задачи и контролируют их выполнение по всем направлениям работы.

Управление продажами Системы управления продажами ускоряют цикл сделки, повышают прозрачность и эффективность работы менеджеров, а также улучшают клиентский опыт. Топ-менеджер получает оперативный доступ к аналитике, прогнозам и ключевым показателям, что облегчает ему стратегическое планирование и принятие решений.

Торгово-производственная компания. За три месяца заменили Microsoft Dynamics CRM на отечественное решение, где:

  • объединили работу по всем направлениям бизнеса;
  • настроили стандартные и специфические функции CRM — кастомный канбан, справочник цен конкурентов, автоматических расчёт цен с учётом НДС разных стран и пр.;
  • внедрили мобильное приложение;
  • интегрировали Контур. Фокус и Яндекс Карты.

HR-процессы Специализированные системы позволяют автоматизировать любые HR-процессы — от найма сотрудников до управления корпоративной культурой. Например, HR-специалисты смогут полностью управлять процессом подбора персонала, генерировать документы по шаблонам, вести базу резюме или планировать даты собеседований. Всё это ускоряет процесс найма, сокращает расходы на бумагу и ФОТ (фонд оплаты труда) эйчаров и кадровых специалистов. Опыт крупных компаний на мировом рынке доказывает экономическую эффективность таких внедрений.

Спортмастер. Магазины и офисы компании разбросаны по всей России. Заявки от сотрудников на справки, командировки, технику, отпуска и больничные из разных регионов отнимали много времени и сил. Поэтому компания автоматизировала этот процесс с помощью HR-портала, через который персонал может подавать заявку в любые службы. После автоматизации средняя скорость обработки таких обращений сократилась вдвое — с 41 минуты до 19 минут.

Документооборот В этой сфере можно автоматизировать весь жизненный цикл документа — от его создания и подписания до ведения электронного архива и сбора аналитики. Автоматизация документооборота снижает риск ошибок и потери важных файлов, позволяет уменьшить затраты на бумагу и ускорить процесс согласования внутренних и внешних документов.

Спортмастер. Компания сделала работу сотрудников гораздо удобнее благодаря автоматизации внутреннего документооборота и процесса выдачи электронных подписей. Теперь персоналу не нужно тратить время на ручное заполнение и подписание документов, а каждый сотрудник может самостоятельно получить ЭП всего за несколько минут.

В сфере ритейла с помощью автоматизации можно усовершенствовать цепочки поставок товаров, в производстве — упростить закупку запчастей, в IT-сфере — обеспечить эффективное снабжение комплектующими и программным обеспечением (ПО). Кроме того, автоматизация может быть полезна в любой отрасли для оптимизации внутренних закупок через тендеры. Это помогает компаниям:

  • снижать затраты благодаря уменьшению операционных расходов;
  • избавиться от сбоя в поставках из-за отсутствия достоверной информации о поставщиках;
  • минимизировать правовые риски;
  • быстро приспособиться к изменениям технологий и новым требованиям рынка.

Международная косметическая компания. Российский филиал заменил функции SAP Ariba с помощью SRM-решения на базе BPM-системы «Первая Форма». Результаты не заставили себя ждать:

  • процесс закупок ускорился в 3−4 раза;
  • экономия бюджета на закупки составила 5−10%;
  • снизились затраты на IT-поддержку.

Кто и как автоматизирует бизнес-процессы: обзор российского рынка

Сегодня на российском рынке представлено множество решений для автоматизации бизнеса, и среди такого многообразия легко потеряться. Существует немало сервисов, которые можно установить и настроить самостоятельно. Например, для управления проектами могут подойти WEEEK или Kaiten. Некоторые возможности таких инструментов обычно доступны бесплатно, а расширить их можно по подписке. Такой вариант больше подойдёт для небольших организаций.

Крупному бизнесу лучше обращаться к специализированным компаниям, так как сложность управления требует интегрированных решений. В этом случае заказчик получает сервис, максимально адаптированный к его потребностям. И здесь есть два варианта.

В первом случае система может решать конкретные задачи. Например, CRM предназначены для управления продажами и клиентским сервисом, а HRM — для управления персоналом и автоматизации кадровых служб. Как правило, такие решения повышают эффективность конкретного бизнес-процесса.

Для более гибкого и комплексного подхода лучше подойдёт BPM-система, потому что она:

  • позволяет управлять сразу несколькими бизнес-процессами;
  • помогает автоматизировать работу не только условного отдела продаж, а все внутренние процессы компании;
  • настраивается под процессы компании, а не наоборот;
  • проще интегрируется с другими ПО — для этого потребуется меньше трудозатрат;
  • легко масштабируется, если у бизнеса возникнет такая потребность в будущем.

BPM-система универсальна, охватывает весь бизнес и создаёт интегрированное пространство, что делает её более подходящей для комплексной автоматизации, чем узкоспециализированные решения вроде CRM или HRM. Предлагаем изучить, какие инструменты и для каких процессов может использовать крупный бизнес, а также посмотреть, какие системы для автоматизации популярны на российском рынке в 2026 году.

Тренды автоматизации бизнеса в 2026 году: как ИИ делает бизнес-процессы более эффективными

В 2024 году уровень внедрения искусственного интеллекта (ИИ) в сфере автоматизации бизнес-процессов составлял 74%. Планируется, что к 2029 году эта цифра вырастет до 94%. При этом всё чаще к решению задач привлекаются AI-агенты. Компания IBM провела опрос 750 топ-менеджеров шести стран — 86% респондентов считают, что к 2027 году бизнес станет эффективнее именно благодаря ИИ-агентам.

AI-агент — это система на базе ИИ, которая самостоятельно принимает решения, опираясь на корпоративные данные, и выполняет действия для достижения определённых целей. Такие агенты работают автономно: либо по расписанию, либо в ответ на заданные триггеры, следуя «должностным инструкциям». Они могут вовлекать в процессы сотрудников, принимать решения на основе анализа данных, обучаться в процессе работы и гибко справляться с задачами в рамках своей роли. Например, роли ассистента менеджера по продажам или помощника HR-специалиста. Изучить подробнее

В компании «Первая Форма» разработали новую методологию автоматизации бизнес-процессов. Она позволяет преобразовывать должностные инструкции в алгоритмы для AI-агентов. С помощью ПО пользователи могут генерировать алгоритмы из существующих инструкций и создавать агентов, готовых к выполнению задач. Это позволяет отказаться от привлечения специалистов по ИИ, делая автоматизацию доступной.

Давайте рассмотрим несколько примеров функций ИИ-агентов, которые может настроить команда «Первой Формы» в разных бизнес-процессах:

Хотите повысить эффективность автоматизации?

Наймите виртуальных сотрудников, которые способны автономно решать задачи менеджеров среднего звена. «Первая Форма» настроит AI-агентов для работы в ваших бизнес-процессах. Попробовать

Подводим итоги: на что обращать внимание при выборе системы

При автоматизации бизнес-процессов важно выбрать решение, наиболее подходящее под специфику компании. IT-маркетплейс CNewsMarket составил рейтинг российских BPM-систем. Аналитики оценивали решения по:

  • функциональности;
  • универсальности;
  • цене и поддержке.

«Первая Форма» вошла в тройку лидеров по количеству баллов. И поскольку «Первая Форма» — не только вендор, но и интегратор BPM-решений, то основываясь на опыте компании, мы составили чек-лист, на который можно опираться при выборе системы управления бизнес-процессами. Советуем обратить внимание на:

  • Репутацию и опыт вендора. Исследуйте отзывы и кейсы компаний, особенно из вашей отрасли. Узнайте, сколько лет компания работает на рынке и сколько успешных внедрений у неё за плечами.
  • Гибкость и масштабируемость решения. Хорошо, если систему можно будет легко настроить и адаптировать под ваши процессы в небольшие сроки, а также внести оперативно внести изменения, если это понадобится. Всё это возможно в случае выбора BPM-системы, построенной на low-code платформе. Такое решение позволяет сократить сроки разработки и быстро адаптировать процессы под разные сценарии. К слову, low-code платформы для автоматизации бизнес-процессов становятся с каждым годом всё популярнее. Согласно опросу Salesforce, в 2024 году 24% компаний уже использовали их в работе, а к 2029 году эта цифра вырастет до 29%.

Что такое BPM-система и зачем её внедрять, если у вас уже есть CRM или ERP → Low-code платформы: что это такое, кому подходят, тренды и кейсы →

  • Функциональность. Определение потребностей компании — первый шаг при выборе системы. Изучите текущие бизнес-процессы и определите, что именно вы хотели бы автоматизировать. На основании этого составьте список функций, которому решение должно соответствовать. Уточните, можно ли масштабировать платформу при необходимости, есть ли мобильное приложение.
  • Интерфейс. Интерфейс должен обеспечивать удобство в использовании и быть максимально понятным для сотрудников. Чем меньше времени понадобиться для обучения, тем быстрее произойдёт внедрение системы.
  • Возможность интеграций. Проверьте, можно ли интегрировать решение с вашим текущим ПО. Есть ли API или другие инструменты для настройки интеграций, поддерживает ли вендор кастомные интеграции.
  • Обеспечение безопасности. Узнайте, соответствует ли система стандартам безопасности данных и можно ли гибко настроить уровни доступа к данным для разных пользователей.
  • Техническую поддержку. Убедитесь, что техподдержка отвечает вашим ожиданиям, чтобы система всегда работала без сбоев.

Хотите эффективно управлять бизнес-процессами и снижать затраты?

Используйте BPM-системы «Первая Форма» и управляйте закупками, документооборотом, проектами, продажами, персоналом и корпоративными коммуникациями на одной платформе. Попробовать

FAQ

  • Какое решение предлагает «Первая Форма»? Это BPM-система, с помощью которой можно автоматизировать любые бизнес-процессы — от управления проектами и документооборотом до управления закупками и продажами. Решение построено на low-code платформе, что позволяет его быстро и легко адаптировать под конкретные запросы компании. Более подробно функциональные возможности можно изучить здесь.
  • Можно ли масштабировать систему? Да. Low-code платформы позволяют быстро вносить изменения и добавлять новые функции без необходимости программирования. Это снижает время и затраты на масштабирование.
  • Где размещается система? Вы можете выбрать подходящий для вас вариант: On-premises (на вашем сервере) или SaaS (в облаке).
  • Сколько времени займёт внедрение? Всё зависит от сложности процесса, который вы хотите автоматизировать, и объёма работ. В среднем срок внедрения составляет от одного месяца.
  • Сколько стоит система? Цена зависит от того, какие процессы вы хотите автоматизировать, а также от типа и количества лицензий, работ по настройке системы и технической поддержки. Узнать подробности можно тут.
  • Есть у системы мобильная версия? Да, и там доступны те же возможности, что и в веб-версии. Узнать подробности можно тут.
  • Поддерживается ли интеграция с другими системами? Да, её можно настроить с любыми внешними системами по REST API.
  • Как обеспечивается безопасность? Здесь доступны шифрование данных и режим конфиденциальности, разграничение прав доступа и двухфакторная аутентификация.
  • Можно ли самостоятельно настроить систему? Да, вы можете пройти обучение и развивать решение самостоятельно.