Государственные проекты: как эффективно управлять и какую ИСУП использовать для автоматизации

Проектная деятельность в госсекторе имеет немало особенностей. Это и широкий круг заинтересованных сторон, и привлечение бюджетных средств, и подотчётность перед вышестоящими органами. Разбираемся, как информационная система управления проектами (ИСУП) помогает учитывать все эти нюансы и рассказываем, как правильно её выбрать.

Юлия Пуртова Директор департамента проектной деятельности «Первой Формы». Специализируется на бизнес-анализе и управлении проектами.

Содержание

Особенности проектного управления в госсекторе: что нужно учитывать Как построить эффективный проектный менеджмент в госсекторе: зачем нужна ИСУП и как её выбрать Обзор платформы для управления госпроектами «Первая Форма» Как госорганы управляют программами и проектами: реальные примеры Подводим итоги: какие результаты получат госорганы от внедрения ИСУП FAQ

Особенности проектного управления в госсекторе: что нужно учитывать

Коммерческие и государственные проекты похожи между собой — для достижения результатов могут использоваться одинаковые подходы, методологии и инструменты. Но всё же отличий немало. Например, в госсекторе инициативы направлены на улучшение жизни общества, а не на увеличение прибыли конкретной компании. Давайте рассмотрим и другие особенности проектной деятельности в госорганах:

• Законодательная регламентация. Госорганы часто сталкиваются с более жёсткими правовыми рамками, которые могут приводить к дополнительным издержкам.
• Широкий круг заинтересованных сторон. Государственные инициативы могут затрагивать интересы разных ведомств и структур, поэтому менеджеры должны обладать сильными коммуникативными навыками, чтобы их учесть.
• Финансирование. Госпроекты реализуются за счёт средств бюджета, а сумму ежегодно определяет Министерство финансов. Менеджерам важно уметь планировать и оптимизировать расходы.
• Прозрачность. Некоторые частные компании публикуют паспорта проектов (иначе — дорожные карты) в открытом доступе, но чаще всего эта информация конфиденциальна. В госсекторе напротив — такие документы всегда должны находиться в открытом доступе.

Создавать паспорт или дорожную карту — навык, который необходим любому менеджеру проектов. Как это правильно сделать, чтобы достичь поставленных целей, можно прочитать здесь.

• Подотчётность перед вышестоящими органами власти. Каждый месяц проектный офис составляет отчёты для вышестоящих органов власти, где фиксируются достижения показателей. Также необходимо отчитываться и перед другими ведомствами и структурами, которые задействованы на проекте.

Система для управления госпроектами «Первая Форма» Управляйте бюджетом и рисками, составляйте отчёты для вышестоящих органов власти в специализированном решении российского производства.

Изучить подробнее

Как построить эффективный проектный менеджмент в госсекторе

Каждая инициатива по-своему уникальна: отличаются цели, ожидаемые результаты, бюджеты и сроки. И чтобы она соответствовала требованиям и целям, госорганы используют комплексную систему управления проектами (КСУП).

КСУП — это комплекс мер, которые позволяют выстроить структуру проектного офиса, подобрать методологию управления проектом в госсекторе и выбрать необходимую ИСУП. Остановимся подробнее на каждом из этих пунктов.

Проектный офис в госсекторе: как он должен выглядеть

Для управления инициативами нужен проектный офис. Как он формируется и чем должен заниматься на национальном, региональном и ведомственном уровнях, описано в постановлении Правительства РФ № 1288 от 31 октября 2018 года «Об организации проектной деятельности в Правительстве Российской Федерации».

Согласно этому документу у государственных инициатив обязательно должны быть руководители, а вот администраторов назначают только на проектах национального и регионального уровней, ведомственного — если возникнет такая необходимость.

Чтобы построить эффективный проектный менеджмент в госсекторе, директор департамента проектной деятельности «Первой Формы» Юлия Пуртова предлагает следующую структуру проектного офиса:

• Управляющий комитет. Мониторит инициативы и оценивает заявки на корректировки.
• Руководитель портфеля. Руководит портфелем проекта, мониторит текущее состояние инициатив в портфеле и собирает аналитику для управляющего комитета.
• Руководитель проекта. Управляет инициативой, предоставляет данные для руководителя портфеля, формирует запросы на корректировки.
• Функциональный заказчик. Ставит задачи и принимает работы.
• Рабочая группа. Выполняет задачи в рамках проектов и портфелей.

Какую методологию управления проектами нужно использовать в госсекторе

То же постановление № 1288, о котором мы упоминали выше, определяет жизненный цикл госпроекта, который состоит из четырёх этапов: инициирования, подготовки, реализации и завершения. Это в свою очередь соответствует общемировому стандарту по управлению проектами — PMBoK. Рассмотрим, что это такое.

PMBoK (Project Management Body of Knowledge) — это комплекс знаний по проектному управлению. В нём содержатся разные методики, инструменты и техники, которые помогают эффективно руководить инициативами. Благодаря им менеджеры предусматривают и оценивают риски, принимают решения и разрабатывают паспорта (дорожные карты).

В первых вариантах PMBoK подробно описывалась методология Waterfall — каскадная модель управления проектами. Но со временем PMBoK стал базой знаний, который включает в себя разные методики. Например, отдельные элементы Agile — гибкой модели проектного управления. Уже сегодня PMBoK объединяет лучшие практики.

— Выбирайте методологию, исходя из общей стратегии управления, свойств и условий конкретной государственной инициативы, — делится Юлия Пуртова.

ИСУП для госсектора: зачем нужна и как выбрать

Сейчас работа по многим государственными инициативам ведётся разрозненно. Участники общаются в разных мессенджерах и по электронной почте, ведут документооборот, составляют отчёты и хранят данные в разных системах. Из-за этого может снижаться эффективность проектной деятельности. Решить эту проблему может правильно подобранная ИСУП.

ИСУП — это программное обеспечение, которое используют для управления проектами: планируют задачи, распределяют бюджет и ресурсы, управляют рисками и изменениями.

Благодаря автоматизации процессов госорганы:

• Улучшат коммуникацию между участниками. Стейкхолдеры — руководители, сотрудники разных ведомств и структур, подрядчики — будут общаться и вести документооборот в единой системе.
• Соберут базу знаний. Все данные по жизненному циклу проекта будут храниться в едином пространстве. И любой участник рабочей группы сможет с ними ознакомиться.
• Сократят время на подготовку отчётов. Проектному офису больше не придётся тратить время на составление ежемесячных отчётов для вышестоящих органов власти: данные будут собираться и отправляться автоматически.
• Повысят общую эффективность. Правильно подобранная ИСУП обеспечит прозрачность, поможет эффективнее управлять рисками и бюджетом, ускорит принятие решений при реализации стратегических инициатив и программ развития.

Внедрять и сопровождать ПО могут штатные сотрудники госорганов или сторонние подрядчики. Но перед этим советуем ответственно подойти к выбору системы, так как у госпроектов есть свои особенности.

— Оптимальным вариантом станет low-code платформа. Это быстрее и дешевле, чем разработка решения с нуля. Что ещё важно: развивать платформу можно самостоятельно, — советует Юлия Пуртова.

Обзор платформы для управления госпроектами «Первая Форма»

В 2023 году корпоративная BPM-система «Первая Форма» стала лидером российского рынка low-code платформ. Команда компании автоматизирует любые процессы под запросы клиентов — от КЭДО и HR-процессов до корпоративных коммуникаций и проектного управления.

Управлять госпроектом на платформе можно с помощью любой методологии. Можно настраивать роли, права доступа и уведомления для разных участников, подключать к системе экспертов и подрядчиков. При проектировании системы можно учесть специфику вашей проектной деятельности.

Пользователи могут:

• настраивать многоуровневые схемы согласования любой сложности для документов и решений;
• управлять долгосрочными программами, фиксировать риски и корректирующие мероприятия;
• использовать инструменты для анализа и фиксации оценки результативности инициатив;
• настраивать процессы и шаблоны, которые соответствуют требованиям законодательства и внутренним регламентам.

Изучить подробнее →

Как устроен жизненный цикл госпроекта

Давайте изучим, какие основные возможности доступны в «Первой Форме» на каждом этапе проекта:

• Инициирование. Можно создавать интерактивные паспорта с возможностью перехода на конкретные этапы и задачи: согласовывать инициативу, фиксировать цели, сроки, ответственных.
• Подготовка. Пользователи могут формировать структуру инициативы, автоматизировать планирование задач для сотен исполнителей из рабочей группы, устанавливать ключевые показатели, фиксировать контрольные точки и риски.
• Реализация. Можно формировать проектную документацию в соответствии с регламентами, вести защищённую базу знаний, получать закрывающие документы от подрядчиков в личном кабинете, устанавливать процент выполнения задач, настраивать показатели, управлять трудозатратами, отмечать контрольные точки и следить за их достижением, а также гибко управлять инициативой.
• Завершение. На этом этапе участники оценивают результаты, готовят и распространяют итоговые отчёты, обсуждают обратную связь от исполнителей и заказчиков, планируют дальнейшие шаги по внедрению новых инициатив. Всё это можно будет сделать в едином информационном пространстве.

Как управлять рисками госпроекта

С помощью автоматизации процессов вы будете эффективнее управлять рисками: учитывать их при планировании, снижать и предотвращать, планировать мероприятия по их устранению и собирать аналитику. Система позволяет применять риск-ориентированный подход в управлении инициативами.

Пользователи могут:

• проверять, соответствуют ли фактические показатели базовым планам;
• следить за рисками с помощью цветовой индикации;
• приоритизировать задачи и следить за дедлайнами с помощью критического пути;
• настраивать мониторинги и составлять планы корректировок.

Как управлять сроками, бюджетом и ресурсами госпроекта

Проекты в госсекторе реализуют за счёт бюджетных средств. На платформе всё организовано таким образом, чтобы пользователи могли планировать и распределять расходы, управлять сроками и ресурсами.

В «Первой Форме» можно:

• создавать финансовые паспорта;
• планировать затраты и составлять платёжный календарь;
• получать уведомления о потенциальном недоосвоении или перетрате бюджетов;
• контролировать ресурсы: вести резерв рабочей группы на случай обнаружения проблем; выявлять конфликты интересов с другими проектами в госпрограмме;
• настроить автоматические напоминания исполнителям и руководству из федеральных органов исполнительной власти (ФОИВ) о приближающихся дедлайнах;
• настроить интеграции с любыми внешними системами вроде 1С и БОСС.

Как управлять рабочей группой госпроекта

Мы уже упоминали о том, что одна из особенностей государственных инициатив — многообразие заинтересованных сторон, и что зачастую вся коммуникация ведётся в сторонних мессенджерах и по электронной почте. Чтобы ничего не упустить, все участники рабочей группы смогут общаться в едином пространстве:

• вести переписки в защищённых чатах, задачах и через встроенный почтовый клиент;
• обсуждать ключевые вопросы по проекту через треды в групповых чатах;
• организовывать совещания по внутренней ВКС и автоматически формировать протоколы управляющего комитета;
• обмениваться любыми файлами, безопасно хранить их в задачах и на встроенном корпоративном диске;
• совместно работать над документами в редакторе Р7 или Мой Офис;
• вручную или автоматически планировать встречи во встроенном календаре в соответствии с регламентами;
• формировать базу знаний со всей сопутствующей документацией.

Обзор российской корпоративной платформы 1F Teams Рассказываем, как устроены корпоративный мессенджер, ВКС, календарь и совместная работа над документами в «Первой Форме».

Как отслеживать эффективность госпроекта и собирать отчёты для вышестоящих органов власти

В любой инициативе важно отслеживать её эффективность, а в госорганах ещё необходимо ежемесячно мониторить результаты и составлять отчёты для вышестоящих органов власти. Благодаря системе пользователи могут оптимизировать ресурсы и тратить на это меньше времени, снижая риск ошибок.

Платформа позволяет:

• автоматически собирать статусы от участников рабочей группы и быстро реагировать на инциденты;
• получать регулярные сводки по портфелю проектов;
• автоматически формировать отчёты по исполнению бюджетов, соблюдению сроков, выполнению задач и результатов;
• отправлять эти данные вышестоящим органам власти;
• использовать дашборды для контроля KPI и показателей.

Мобильное приложение

Для удобства можно использовать мобильное приложение — функциональность ничем не отличается от веб-версии. Через смартфон вы точно так же сможете согласовывать документы, ставить задачи и общаться в защищённом отечественном мессенджере. Вы легко дозвонитесь участнику рабочей группы, который находится в командировке, или сможете оперативно отправить отчёт, если сами отсутствуете на рабочем месте. Узнать больше о мобильном софте можно здесь.

Как госорганы управляют программами и проектами: реальные примеры

В 2016 году в России официально приняли решение о внедрении проектного управления в госсекторе. С того времени многие государственные органы стали автоматизировать процессы и использовать разные ИСУП для управления программами и проектами.

«Первая Форма» создала решения, которые позволили госорганам эффективно управлять рисками, бюджетом, ресурсами и изменениями, контролировать процессы, мониторить показатели, готовить отчёты для вышестоящих органов и согласовывать решения. Рассмотрим несколько примеров.

Госпрограмма «Цифровая экономика РФ». Программа охватывала пять направлений развития экономики и технологий. По каждому из них был создан паспорт: выделены цели и задачи, намечены ключевые вехи. А на их основе разработан комплекс из 800 мероприятий, взаимосвязанных по срокам.

Благодаря автоматизации процессов появилась возможность:

• обеспечить прозрачность и контроль выполнения мероприятий на всех уровнях;
• сократить время на подготовку отчётности и принятие управленческих решений;
• повысить эффективность взаимодействия участников: коммуникация велась в едином информационном пространстве;
• создать инструмент для оперативной корректировки планов реализации программы.

Госпрограмма «Реформа контрольной и надзорной деятельности». Эта программа рассчитана на восемь лет. На базе «Первой Формы» была создана распределённая система управления, которая охватывала более 20 взаимосвязанных проектов и несколько сотен пользователей. Всё это было сделано менее чем за 10 месяцев.

Среди особенностей этого кейса можно отметить: риск-ориентированный подход в управлении инициативой, сложную иерархическую структуру, мониторинг исполнения, возможность создания агрегированных задач на контрольно-надзорные органы и контроль их выполнения.

Система быстро и успешно адаптировалась ко всем изменениям, которые были внесены за это время в структуру и регламенты самой госпрограммы. А качество решения полностью устроило пользователей всех уровней — от исполнителей до руководства проектного офиса.

Подводим итоги: какие результаты получат госорганы от внедрения ИСУП

Проектная деятельность в госсекторе имеет свои особенности: жёсткие правовые рамки, многообразие заинтересованных сторон, привлечение бюджетных средств, подотчётность перед вышестоящими органами власти. Поэтому для того чтобы построить эффективный проектный менеджмент в этой отрасли, необходимо использовать особые подходы и инструменты в управлении. Среди которых — правильно подобранная ИСУП.

Благодаря автоматизации процессов госорганы смогут:

• эффективно использовать выделенные бюджетные средства;
• сократить время принятия решений при реализации стратегических инициатив и программ развития;
• прозрачно управлять портфелем проекта и составлять отчёты без ручного труда;
• улучшить взаимодействие участников инициативы: исполнителей, руководителей и стейкхолдеров;
• повысить качество своей работы и сделать её более прозрачной.

FAQ

Какие задачи участников госпроекта решит ИСУП?

• Куратор проекта: сократит участие в текущих процессах и освободит время для стратегических задач; будет вовремя узнавать о потенциальных рисках; сможет контролировать достижение целевых показателей на дашбордах.
• Руководитель проектного офиса и менеджер проекта будут: использовать инструменты для планирования этапов, контрольных точек и задач; контролировать ресурсы, исполнение бюджетов и выполнение мероприятий; получать стандартизированные отчёты.
• Сотрудники органов власти или госкорпораций смогут: получать и выполнять поручения в одной ИСУП; вести архив проектной документации; общаться в едином пространстве; эскалировать проблемы на руководителей.

Каким требованиям должна соответствовать ИСУП для управления инициативами в государственных органах и корпорациях? ИСУП должна быть российского производства и находиться в реестре ПО, соответствовать принятым нормативным правовым актам и размещаться в закрытом контуре. Кроме того, Минцифры планирует ужесточить нормы попадания в реестр. И один из новых критериев: совместимость ПО с двумя российскими ОС. «Первая Форма» соответствует этим требованиям и поддерживает Astra Linux и РЕД ОС.

Можно ли настроить интеграцию с другими системами? Да, настроить интеграцию можно с любыми внешними системами по REST API. Например, подключить дополнительные почтовые сервисы, геолокацию, сервисы выдачи электронных подписей и пр.

Можно ли настраивать и развивать платформу самостоятельно? Да, вы можете пройти обучение и развивать платформу самостоятельно.

Ищите ИСУП, которая будет соответствовать специфике госсектора? Создавайте паспорт проекта, управляйте рисками и бюджетом, собирайте отчёты для вышестоящих органов власти в специализированном решении российского производства «Первая Форма».

Попробовать