Корпоративный портал: зачем внедрять и какие инструменты предусмотреть

Корпоративный портал — это веб-ресурс, который даёт сотрудникам компании доступ ко всем корпоративным сервисам и внутренней информации. Его можно сравнить с виртуальным офисом, где сотруднику расскажут новости, запишут на обучение, помогут с оформлением документов и напомнят о важных задачах. В «Первой Форме» корпоративный портал — это один из главных инструментов организации цифровых рабочих мест. Посмотрим, как он работает.

Навигация по материалу

• Зачем нужен корпоративный портал
• Корпоративный портал в крупных компаниях: 3 примера
• Как создать эффективный корпоративный портал на базе «Первой Формы»
• Часто задаваемые вопросы

Зачем нужен корпоративный портал

Единое информационное пространство В крупной компании новости часто локализуются в отделах и подразделениях, а остальные сотрудники могут упустить важное. Корпоративный портал аккумулирует и систематизирует все данные.

Внутренние коммуникации Корпортал объединяет всех сотрудников компании. На нём можно обмениваться знаниями, проводить интерактивы для поддержки корпоративной культуры.

Личный кабинет сотрудника Здесь можно разместить индивидуальные показатели KPI и прогресс по ним, подробную информацию о мотивации, отчёт о зарплатных начислениях, цели компании. Для себя мы ещё настроили интерактивные списки скорых отпусков и дней рождений коллег. С ними можно заранее запланировать задачи и придумать поздравления именинникам.

Автоматизация процессов Портал значительно сокращает время на рутинные действия, такие как бронирование переговорных или оформление отпусков. На нём можно создать шаблоны нужных форм, настроить запрос подписей у согласующих и интеграции с календарями и 1С.

Для одного из наших клиентов мы автоматизировали согласование отпусков более чем 2 тыс. сотрудников. Они формируют заявки на портале, затем руководители, изучив сводный график отпусков в своих командах, согласуют или корректируют даты. Информация попадает в отдел кадров и подгружается в 1С. Это избавляет их от необходимости сводить в одну таблицу данные из разрозненных Excel-файлов.

Оперативная аналитика Дашборды на портале помогают руководителям всегда быть в курсе актуальных показателей бизнеса: финансовых результатов, закрытых вовремя задач, ожидаемой прибыли. Так они могут быстрее принимать управленческие решения. Себе мы настроили дашборды с информацией по всем отделам. Из них можно узнать, какие проекты в работе, когда выпуск новой версии системы, сколько запросов прислали в техподдержку и многое другое. Есть диаграммы, таблицы, списки — любое удобное представление.

Онбординг и обучение персонала На корпоративном портале можно публиковать ссылки на материалы базы знаний и сообщать о новых инструкциях. Для новичков можно разместить оргструктуру компании с контактами сотрудников, чтобы онбординг проходил проще. Для себя мы связали оргструктуру со статьями базы знаний о том, чем занимается каждый отдел и к кому с какими вопросами можно прийти. Наш новый копирайтер быстро оценила эту фишку — она позволяет быстрее находить экспертов для статей и интервью.

Центр самообслуживания С его помощью можно сообщить об отсутствии, оставить заявку в АХО или IT-отдел, заказать неторговую продукцию.

У корпоративного портала «Первой Формы» гораздо больше функций, чем можно описать в статье. Отправьте заявку, и мы расскажем о них на примере ваших задач на демо-встрече. Отправить заявку

Корпоративный портал в крупных компаниях: 3 примера

«Световые Технологии»: портал для централизации заявок в ИТ-отдел Клиент постепенно автоматизировал процессы в «Первой Форме». Главной задачей было организовать работу с заявками пользователей в IT-отдел, и мы разработали портал, где можно:

• подать заявку в любое подразделение;
• посмотреть аналитические данные;
• отправить идеи для развития компании;
• узнать показатели своего отдела по закрытым в срок задачам и многое другое.

Сейчас «Первую Форму» ежедневно используют около 550 сотрудников: подразделения в восьми городах России, филиалы в некоторых европейских странах и даже в Индии. В системе автоматизировано около 60 бизнес-процессов, а инструменты доступны на корпоративном портале. Читать

«Северная Звезда»: портал с ЭДО и средой для общения сотрудников В фармацевтических компаниях документооборот должен соответствовать стандарту GMP о соответствии производства правилам безопасности и требованиям к качеству. Все документы должны храниться в защищённом архиве, доступ к которому должен быть под рукой. Мы настроили в «Первой Форме» корпоративный портал с прямой ссылкой на структурированный архив. Система сама следит, чтобы сотрудники заполняли всю информацию о документах — так поиск по архиву становится более точным. Все функции системы доступны как с ПК, так и со смартфона. Это ускорило согласования счетов, договоров и персональных предложений клиентам в 10 раз. Кроме того, на портале есть чаты, ВКС и комментарии — они заменили сотрудникам Skype. Читать

«Изотоп»: портал с доступом к шаблонам документов и быстрым согласованиям ОАО «В/О «Изотоп» — предприятие Госкорпорации «Росатом», которое работает на рынках изотопной продукции, радиационной техники, медицинского оборудования. В компании каждый год обрабатывают около 3 тыс. документов, этот процесс нужно было автоматизировать. Мы настроили портал с доступом к шаблонам, из которых система сама генерирует нужные документы и контролирует процесс их согласования. Там же можно посмотреть сводный реестр со статусом каждого договора, поручения или служебной записки. Все обсуждения и правки происходят в системе. Сотрудникам больше не нужно печатать документы и ждать в очередях у кабинетов согласователей, чтобы получить подпись. Читать

Как создать эффективный корпоративный портал на базе «Первой Формы»

Шаг 1. Собираем требования к корпоративному порталу Сначала нужно определить, с какими сервисами сотрудники работают чаще всего: с аналитикой, почтой, документами, корпоративными объявлениями и так далее. Желательно узнавать это не у руководителей, а у непосредственных исполнителей. Они каждый день сталкиваются с типовыми задачами. А ещё лучше, если нам удастся провести интервью с вашей командой — мы поможем сформулировать требования наиболее чётко. Читать

Шаг 2. Настраиваем портал При настройке мы ориентируемся на приоритетность требований и стараемся сформировать интерфейс под ваших сотрудников. Например, для себя на главной странице портала мы разместили новости, подборки задач и объявления. У каждого отдела при этом есть свой портал, где можно посмотреть важные для работы данные:

• проекты в работе;
• HR-задачи;
• клиентов в воронке продаж и другое.

На этом этапе мы проверяем, корректно ли работают интеграции и переходы к другим функциям системы, и настраиваем ролевой доступ к контенту на портале вплоть до отдельных виджетов.

Шаг 3. Тестируем корпоративный портал с реальными сотрудниками Если всё хорошо, мы подключаем фокус-группу из ваших сотрудников для тестирования портала. Важно, чтобы им были понятны все кнопки, названия пунктов и функции — тогда портал будет действительно полезен. Мы можем дать тестовый доступ любому количеству сотрудников, чтобы собрать как можно больше мнений. По ним мы доводим портал до идеала и переносим его в непосредственную рабочую среду.

Шаг 4. Поддерживаем систему в процессе использования Мы не бросаем вас один на один с новым инструментом. К нам всегда можно обратиться с вопросом или предложением по расширению функций портала. А ещё у нас есть двухнедельный курс «Администратор „Первой Формы“». На нём мы учим самостоятельно настраивать систему. Он подойдёт даже сотрудникам без знаний языков программирования, например, бизнес-аналитикам. Узнать больше о курсе

Часто задаваемые вопросы

• Насколько безопасно внедрять корпоративный портал? Мы работаем с закрытыми чувствительными данными. «Первую Форму» можно разместить в закрытом контуре и настроить в ней двухфакторную аутентификацию. Мы также можем интегрироваться с аппаратными решениями для входа в систему. Обезопасить сами данные можно с помощью сквозного шифрования и гибкой настройки конфиденциальности данных.

• Можно ли интегрировать существующие IT-системы и другие инструменты с новым корпоративным порталом? Конечно. Мы можем связать систему с любыми сервисами с открытым API. Для сложных интеграций мы можем написать дополнительные коннекторы. Узнать больше о сервисах, с которыми мы интегрировались, можно из кейсов на нашем сайте.

• Можно ли изменить и масштабировать портал, если в компании появятся новые отделы или процессы? Да, за простоту и гибкость настройки отвечают low-code конструктор и язык SMART. Они позволяют автоматизировать любые процессы и добавлять их в систему без её перезапуска.